Strategia PPS
Procesy, Procedury, Standardy
Jakie znaczenie ma opisywanie procesów oraz tworzenie procedur i standardów w organizacji? Pytanie to jest raczej retoryczne, więc może skupmy się na tym, w jakich organizacjach sprawdzają się one najbardziej. Dodam tylko, że to właśnie Strategię PPS możesz wdrożyć w całej firmie lub wybranym dziale, np. sprzedaży, czy obsługi klienta.
Cele Warsztatów
Chcesz zorganizować procesy w swojej firmie?
Opis Programu
Jeśli zatrudniasz do 10 osób, to zapewne organizacyjnie działacie całkiem sprawnie. Domyślam się, że pojawiają się jakieś sytuacje problematyczne, jakieś niedociągnięcia, błędy, które być może nawet się powtarzają. Jednak skala tych rzeczy raczej nie spędza Ci snu z powiek, a wyniki prowadzonego przez Ciebie biznesu są zadowalające.
Ale jeśli zatrudniasz 20, 30 osób lub więcej, to być może doświadczasz irytacji z powodu chaosu lub zbyt często pojawiających i powtarzających się błędów, niedociągnięć, niekonsekwencji w działaniu itd., a ich konsekwencje albo już odczuwasz, albo ich widmo jest bardzo bliskie i obawiasz się, że staną się faktem. Czym mogą być owe konsekwencje? Na pewno znasz to z własnego doświadczenia: dodatkowe koszty i/lub utracone korzyści liczone w tysiącach złotych (wariant optymistyczny), odchodzący, niezadowoleni Klienci, którzy wcale mogą nie zechcieć zatrzymać swojego niezadowolenia wyłącznie dla siebie.
Jak w takim razie przeciwdziałać takim sytuacjom, jak pracować z Zespołem, aby ten nie powtarzał, a najlepiej eliminował błędy i kończył podejmowane zadania? Co robić, aby praca przebiegała płynnie, żeby każdy wiedział co ma robić, za co jest odpowiedzialny i co z tego ma wynikać?
Takim rozwiązaniem może być zapisana w pierwszym zdaniu teza dotycząca tworzenia opisów procesów, procedur i standardów (PPS), które porządkują pracę, są jasną instrukcją działania dla każdej osoby w firmie, stwarzają przejrzyste warunki do monitorowania poprawności i jakości wykonywanej pracy. Ale za tym wszystkim kryje się coś znacznie więcej – dobrze opracowane i wdrożone PPS czynią z firmy sprawną maszynerię, której płynność działania podnosi efektywność pracy o dziesiątki procent. A kiedy wraz z PPS wdrożymy system ciągłego usprawniania, to na przestrzeni kilku miesięcy zmieniamy organizację nie do poznania.
Jak wygląda to w Praktyce?
1
2
3
4
5
W ten sposób tworzymy pewnego rodzaju księgę procesów, procedur i standardów w firmie, dzięki czemu skutecznie eliminujemy chaos, błędy, niedopowiedzenia, niedociągnięcia, a uruchamiamy poczucie odpowiedzialność, zaangażowanie i wprowadzamy firmę na ścieżkę systematycznego, mierzonego i kontrolowanego rozwoju.
Ile trwa wdrożenie Strategii PPS?
Najbardziej adekwatną odpowiedzią jest: to zależy.
Może to być od kilku, do kilkunastu dni na przestrzeni kilku miesięcy. A zależy to od stopnia zaangażowania się organizacji, a właściwie od stopnia zaangażowania się osób biorących udział w projekcie. Im większe skupienie i zaangażowanie, tym bardziej efektywny staje się cały proces, a to zawsze przekłada się na czas jego trwania. Część rzeczy wypracowujemy wspólnie podczas sesji konsultingowych, a resztę trzeba wykonać pomiędzy nimi (spotykamy się raz na tydzień lub raz na dwa tygodnie), więc jeśli realizujemy to, na co się umawiamy, to proces przebiega bardzo sprawnie, a efekty są co najmniej zadowalające.
Program Warsztatów
Czego możesz spodziewać się w ramach wdrażania Strategii PPS w swojej Organizacji:
Po pierwsze potrzebna jest świadomość, że w mojej organizacji jest już taka potrzeba, aby opracować i wdrożyć PPS. Wynika ona z naturalnej kolei rzeczy – rozwoju, a zwłaszcza dynamicznego, generującego często chaos w organizacji pracy.
Mieszają się role, obowiązki i coraz trudniej jest wskazać precyzyjnie, kto i za co odpowiada. Naturalne również jest to, że sporo osób ma tendencje do umywania rąk, do odpychania problemu i przerzucania odpowiedzialności na innych.
Ale kiedy uświadomimy sobie, że taka właśnie jest natura człowieka, wówczas z dużo większą łatwością przyjdzie nam poszukiwanie rozwiązań, którym może być właśnie „PPS”.
Opór, a czasami wręcz bunt – to drugi etap tego, na co warto się przygotować. Trzeba wyjść poza dotychczasowe schematy, bo jak to powiedział Albert Einstein: nie możemy rozwiązać naszych problemów tym samym sposobem myślenia, którego używaliśmy, kiedy je tworzyliśmy.
W związku z czym trzeba zmienić sposób działania, aby osiągnąć inny, lepszy efekt. I choć wiadomo, że strefa komfortu nie odpuści tak łatwo, a widmo zmiany będzie raczej drażniło, niż zachęcało, to jednak być może znajdzie się kilka osób, które staną się sojusznikami w tym przedsięwzięciu.
Ale spokojnie, może wcale nie będzie tak jak opisuję, bo jednak otaczamy się racjonalnymi ludźmi i generalnie rzecz ujmując oni widzą jakie korzyści niosą ze sobą PPS. Więc trzeba tylko ludziom pomóc w to wejść i wspierać ich w procesie zmiany.
Załóżmy, że przystąpiliśmy do tworzenia PPS w firmie.
A co za tym idzie, zaczynamy je wdrażać w codzienną pracę. A tu nagle, niespodziewanie, zamiast odczuwać ulgę i to, że w końcu jest już z górki, bo przecież wystarczy tylko stosować to, co wypracowaliśmy, mamy do czynienia z porażką, ponieważ zaledwie tylko kilka drobnych rzeczy zrobiliśmy wg nowego sposobu działania. Jak najbardziej możesz spodziewać się takiego scenariusza.
Ale spokojnie – jest to całkowicie normalna rzecz. I właśnie dlatego, że tak się dzieje, już od samego początku umawiamy się z Zespołem, że będziemy wdrażać PPS krok po kroku, ewolucyjnie, z przyzwoleniem i akceptacją na niezrobienie wszystkiego perfekcyjnie za pierwszym podejściem. To jest tylko kwestia czasu, żeby zobaczyć pozytywne efekty wdrażania Strategii PPS.
Możesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji, aby upewnić się, czy ten program będzie odpowiedni dla Twojej Firmy.
Skontaktuj się ze mną
Zgłoś się bezpośrednio, wypełniając poniższy formularz.
